5 tips voor een efficiëntere werkdag
Gepubliceerd op: 13-07-2021

1. Begin de dag met een planning

Klinkt als een open deur, maar in de praktijk schiet het echt op papier zetten van een planning of to-do-lijst er toch vaak bij in. ‘Ik heb mijn planning wel in mijn hoofd’, is dan vaak de gedachte. Maar door je taken van je hoofd naar je papier, beeldscherm of app te verplaatsen creëer je ruimte in je hoofd voor wat echt belangrijk is: de betreffende taken!

Begin je dag dus altijd met het maken van een planning of takenlijst inclusief de tijd die je per taak nodig denkt te hebben. Zet de taken met de meeste prioriteit bovenaan, maar houd ook rekening met je eigen werkritme. Ben je na de lunch bijvoorbeeld het meest productief? Plan daar dan je lastigste taken in.

2. Zet notificaties uit

Neem in je planning ook twee of drie momenten per dag op om je e-mail, Slack, Teams of telefoontjes te beantwoorden. Bijvoorbeeld om tien uur ‘s ochtends, na de lunch en rond vier uur ‘s middags. In de tussentijd zet je de notificaties van al deze communicatiemiddelen (en social media!) uit, zodat deze meldingen je niet afleiden van je takenlijst. Het is ontzettend verleidelijk om ‘even snel’ op dat ene mailtje te reageren, maar voor je het weet ben je een half uur verder met je inbox en totaal uit de flow waarin je zat.

3. Zorg voor orde en structuur

Zorg naast een opgeruimd hoofd ook voor een opgeruimde werkplek, zowel fysiek als digitaal. Dit bespaart je in de eerste plaats veel frustratie, maar ook tijd naar het zoeken van mailtjes, formulieren, bestanden of rapporten.
Met een opgeruimde fysieke werkplek bedoelen we een zo leeg mogelijk bureau, met vaste opbergplekken voor alle losse spullen. Werk je veel met geprinte papieren, presentaties of rapporten? Archiveer dezen dan in mappen op project- of klantniveau. Eindig je dag altijd met het opruimen van je bureau, zodat je de volgende dag weer een vliegende start kunt maken.
Ditzelfde geldt voor je digitale werkplek: zorg voor een duidelijke, overzichtelijke mappenstructuur zodat je bestanden moeiteloos terugvindt. Een valkuil hierbij is om tev eel mappen aan te maken, zodat je door de bomen alsnog het bos niet ziet. Probeer uit te komen op maximaal tien hoofdmappen, met per map maximaal tien submappen en daar onder nog eens maximaal tien sub-mappen. Klinkt misschien als weinig, maar in totaal zijn dit al duizend mappen.
En sluit je dag niet alleen af met een rondje ‘fysiek opruimen’, maar ook digitaal. Zet alles wat los op je bureaublad of open staat aan het eind van de dag in de map waar het hoort. Je zult jezelf morgenochtend dankbaar zijn.

4. Investeer in je internetverbinding

Een goede en veilig internetverbinding is onmisbaar als zelfstandige: het is de basis van al het contact met je (potentiele) klanten en de toegang tot al je informatiebronnen. Maak je voor je werk nog steeds geen gebruik van je particuliere internetabonnement? Overweeg dan zeker om over te stappen naar een zakelijk abonnement. Eén van de voordelen hiervan is dat je vaak een veel snellere en betere service krijgt, dat scheelt je weer tijd in de wacht… Daarnaast zijn zakelijke netwerken vaak beter beveiligd en krijg je een vast IP-adres. Dit zorgt voor een veilige en betrouwbare verbinding en dat komt weer van pas bij het koppelen van andere apparatuur zoals je printer.
De prijs van een zakelijk abonnement ligt meestal wel iets hoger, maar wist je dat je in sommige gevallen de BTW terug kunt vragen of de kosten deels af kunt trekken van de belasting?

5. Zorg dat je altijd ready to print bent

Nog zo’n tijd- en energieslurper indien niet op orde: je printer. Want hoe digital minded we inmiddels ook zijn, bepaalde zaken bekijk en lees je toch nog steeds liever op echt papier. HP biedt hiervoor een perfecte oplossing met hun Instant Ink-service. Met deze abonnementsdienst zit je nooit meer zonder inkt of toner en bespaar je bovendien vijftig tot zeventig procent op je printkosten. De abonnementsvormen zijn uiterst flexibel en starten al vanaf €0,99 per maand. Ook fijn: de producten worden door HP gratis thuisbezorgd en je kunt lege cartridges kosteloos terugsturen zodat ze gerecycled worden!

Gelijk met de Instant Ink voor jouw HP-printer aan de slag? Klik hier en ontvang 10 euro Instant Ink-tegoed. Liever eerst nog wat meer over de Instant Ink-service lezen? Dat kan ook. Ga naar de website voor alle informatie en sluit een gratis proefabonnement af. 

Ga naar de bron